استخدام و گزینش کارکنان

مؤلفه هاي گزينش نيروي انساني

از مهمترين وظايف مديريت منابع انساني جذب و بكار گيري افرادي است كه بهترين بازدهي را در مجموعه كاري داشته باشند. در اين راستا اقداماتي صورت مي‌گيرد كه براي افراد تازه‌وارد با مصاحبه و آزمونهاي مختلف از قبيل آزمون مهارت1 و آزمون طبي2 انجام مي‌شود تا افرادي كه داراي شرايط مطلوب براي شغلهاي از پيش تعيين شده هستند مشخص گردند. پس از طي اين مراحل مرحله گزينش بسيار سرنوشت‌ساز خواهد بود تا از بين افرادي كه تمامي آنها دست كم از حداقل شرايط3 برخوردار هستند مناسبترين گزينه انتخاب شود. در اين مقاله مؤلفه‌هاي گزينش افراد را فارغ از نوع سازمان و تخصص فني با شرايط كلي و فرا گير بررسي مي‌كنيم.

انضباط

هماهنگي موجود بين افكار؛ گفتار و كردار يك فرد مي‌تواند مشخصه‌اي از انضباط وي باشد. هر چه تناسب بيشتري بين اين  مؤلفه‌ها برقرار باشد فرد مورد نظر داراي سازماندهي شخصيتي مطلوبتري خواهد بود و بازده بيشتري خواهد داشت.

تصميم گيري

مقدار شناخت يك فرد از قابليتهاي خود زمينه‌اي خواهد بود تا در صورت نياز به تصميم‌گيري بتواند با ايجاد يك مجموعه اطلاعات – قضاوت درستي را انجام دهد كه در صورت بروز اين قضاوت از مرحله فكر به عمل منجر به اتخاذ تصميم خواهد شد لذا لازمه يك تصميم درست منبع اطلاعات و داشته‌هاي درست مي‌باشد. حال در اين شرايط فرآيند تطبيق مسائل ذكر شده با شرايط پيراموني و اقدام  فرد اهميت تصميم گيري را مشخص مي‌نمايد كه در صورت عدم هماهنگي بين افكار و گفتار و افعال شخص پيامد‌هاي نامطلوبي را براي يك سيستم در بر خواهد داشت.

هدفمندي

هدفمندي يك فرد در مجموعه نشان‌دهنده وجود برنامه است كه حداقل شرط لازم براي يك برنامه وجود طرح و نظم در اجرا مي‌باشد. فرد هدفمند شناخت نسبي درستي از مجموعه پيراموني خود دارد و مقصدي را براي خود مشخص نموده است كه با توجه به مسير انتخابي او مي‌تواند از هدف او اطلاع پيدا كرد.  مجموعه اهداف يك فرد  در مسائل گوناگون مهمترين مؤلفه آرمانهاي شخص مي‌باشد كه معمولا منشاء نياز يا آرزو دارند.

تحليلگري

با جمع نمودن شرايط تصميم گيري و مسائل موجود در هدفمندي نياز به بررسي موضوع زمان – مكان و موقعيت مي‌رسد كه در هر شرايط چگونه بايد پيش رفت؟ اين چگونگي با سازماندهي عوامل مختلف مشخص خواهد شد. انبساط اين موضوع در تمام طول برنامه نياز به تحليل هميشگي سيستم دارد تا در تلفيق متغير‌ها تصميم اتخاذ شده و هدف نهايي براثر عدم نظم فكري يا كرداري تعطيل نشود.

جمع‌پذيري

انسان موجودي است اجتماعي كه خود به تنهايي قادر به تأمين نيازهاي روحي و جسمي خود نيست و الزاماً در جمع همنوعان خود زندگي مي‌كند پس مجموعه‌اي از انسانها كه با او زندگي مي كنند بايد به نيازهاي يكديگر پاسخگو باشند و مجموعه كاري نيز از اين امر نمي تواند جدا باشد.

مشاركت

مشاركت فرد در كار گروهي نشان‌دهنده حس اجتماعي بودن اوست و بيانگر توانايي شخص در قبال ارتباط با ديگران است. لذا در مجموعه هايي كه تقريباً هر كاري به صورت تيمي انجام مي‌شود وجود چنين اشخاصي مفيد است چرا كه مي‌تواند به عنوان عضو فعال در تيم حضور داشته باشد.

مسئوليت پذيري

فرد اگر چه در مجموعه‌اي از همكاران مشغول كار مي‌باشد ليكن شخصا مسئوليت خاصي را به عهده گرفته كه با انجام صحيح و به موقع وظيفه خود موجب پيشرفت مجموعه خواهد بود. اين حس مسئوليت پذيري معمولاً به عنوان ويترين شخصيت كاري افراد مي‌باشد و عدم وجود چنين حسي در يك كارمند موجب بروز خسارات بسياري مي‌گردد كه معمولاً  كل مجموعه بجاي شخص بهاي آن را خواهد پرداخت.

مديريت بحران

مديريت بحران بدين معني است كه سيستم كاري بنا به دلايلي مشخص و يا نامشخص از حالت عادي خارج شده و نياز به به بهبود و بازگشت به حالت اوليه دارد كه در اين شرايط گاه مجبور به توقف روند كار مي‌شويم و در بعضي مواقع شرايط اين اجازه را نخواهد داد و فرد مجبور است در حين انجام كار بحران را رفع نمايد که تجربه و شبیه سازی و سرعت عمل در مدیریت بحران تاثیرگذار می باشد

تسلط

تسلط يك فرد بر كاري كه انجام مي‌دهد ناشي از عوامل مختلفي است كه هر چه اين عوامل از مستندات بيشتري برخوردار باشد انجام كار با حداقل خطا و در كمترين زمان ممكن و با بهترين كيفيت انجام خواهد شد.

انعطاف پذيري

انعطاف پذيري يعني اينكه بتوانيم متغير‌هاي ايجادشده توسط خود را با متغير‌هاي ديگران تطبيق دهيم و در صورت تطابق نسبي آنها را قبول نماييم. لازمه بهره مند شدن از نظرات و تجربيات ديگران اين است كه منعطف باشيم هر چه اين انعطاف بيشتر باشد شامل بهره مندي از نظرات و تجربيات افراد بيشتري خواهيم شد و در عين حال بر افراد بيشتري مي‌توان نفوذ داشت آن چيزي كه ما را رشد مي‌دهد الزاماً آن چيزي نيست كه به آن علاقه داريم. با انعطاف پذيري در كار مي‌توان موفقيت بيشتري داشته باشيم حتي اگر علاقه‌اي به انجام روش پيشنهادي نداريم.

البته بايد توجه داشت كه انعطاف پذيري بايد به گونه‌اي باشد تا صورت مسئله را تغيير ندهد و انجام كار را با مشكل مواجه نگرداند بلكه كمكي باشد براي حل مشكل و انجام وظيفه سازماني فرد.

نظارت‌‌پذيري

نظارت‌پذيري يك فرد از مجموعه يعني اينكه فرد تحمل كند سيستم يا فرد كار ي را كه او انجام داده با كميتها و كيفيتهاي تعيين شده  مقايسه نمايند تا نسبت به صحت انجام آن اطمينان پيدا كنند.

تطبيق

حساس ترين مرحله گزينش تطبيق فرد با شغل مورد نظر است. گزينشگر بايد اطلاعات كافي از شغل مورد نظر داشته باشد و همچنين شناخت كافي از فرد پيشنهادي را دارا باشد و با بررسي كليه شرايط  و مواردي كه ذكر شد و انطباق آن با فرد مورد نظر بتواند بهترين گزينه را انتخاب نمايد. لازم به ذكر است در صورت اشتباه در اين مرحله كليه اقدامات انجام شده قبلي نتيجه معكوس خواهد داد. در صورت بكارگيري فرد توانمند در پست كم اهميت، در مدت زمان كوتاهي فرد قابلت خود را از دست داده و مجبور به ترك كار مي‌شود و يا  به عنوان عضو ناراضي بروز مي‌نمايد كه بازدهي كار اين گونه افراد بسيار پايين خواهد بود. در صورت بكارگيري فردي با حداقل شرايط در پست مهم، فرد قادر به انجام كار نبوده و به مرور زمان خود و سيستم را دچار مشكلات بسياري ازجمله تحميل نمودن بار مالي تعريف نشده  و از دست دادن افراد توانمند موجود در مجموعه خواهد كرد و ديگر اعضاي  كار آمد سيستم نيز سر خورده خواهند شد. لذا تشخيص فرد مورد نظر از فرد مورد نياز بسيار مهم مي‌باشد.

یکی از زمینه ها و علایق خاص روانشناسان صنعتی سازمانی انتخاب و گزینش کارکنان مناسب است.دو وظیفه عمده روانشناس صنعتی سازمانی در حوزه مدیریت منابع انسانی هر سازمان عبارتند از:

۱) تأمین یا جایگزینی نیروی انسانی با استفاده از شیوه های علمی آزمایش و انتخاب.

۲) حفظ و نگهداری بهینه منابع موجود در سازمان.

وقتی می خواهیم كاركنان موردنیاز یك سازمان را از بین گروهی داوطلب انتخاب كنیم، لازم است:

 قبلاً آن شغل را تجزیه و تحلیل كرده باشیم.

 ارزش آن شغل را در رابطه با مشاغل دیگر و همچنین با مشوقهای مالی پیش بینی شده، برای داوطلبان انتخاب شده روشن كنیم.

پیش بینی های لازم برای آموزش اثربخش آنان را كرده باشیم.

بدانیم بعداً چگونه عملكرد شغلی آنان را ارزیابی خواهیم كرد.

روشن سازیم چنین افرادی با چه سبك رهبری و مدیریت در سازمان بهتر كار خواهند كرد.

وضعیت آنان را از لحاظ سلامت روانی و جسمانی ارزیابی كنیم.

 فرهنگ و جو سازمانی محل كارشان را برای آنان روشن سازیم.

آمادگی آنان را برای ملحق شدن به گروه های غیررسمی (سازنده یا مخرب) پیش بینی نماییم.

علاقه یا آمادگی آنان را در زمینه خلاقیت و نوآوری ارزیابی كنیم.

 توانمندی آنان را در برقراری ارتباط اثربخش با دیگران، مورد سنجش قرار دهیم.

با نگرش های آنان در رابطه با شغل و سازمان موردنظر، با همكاران، مدیریت سازمان و … آشنا شویم.

 انگیزه اصلی آنان را برای پیوستن به سازمان، جویا شویم.

 ابزار، وسایل، اتاق كار و ماشین آلات مورد استفاده آنان را به نحوی طراحی كنیم كه بهره وری شغلی بیشتری داشته باشند.

ایمنی آنان را در محیط كار تأمین كنیم و آموزش های لازم را نیز در این زمینه برایشان فراهم آوریم.

استعداد آنان را برای انواع فساد اداری (دزدی از وقت، كم كاری و …) بسنجیم.

 میزان توجه یا نگرش آنان را در رابطه با زمان، ارزیابی كنیم.

آمادگی آنان را برای مشاركت اثربخش در گروه های كاری، بسنجیم

 توان آنان را برای سازگاری با تغییرات آینده در سازمان، مورد ارزیابی قرار دهیم.

 فرایند و رویه های انتخاب علمی كاركنان: 

در دو دهه اخیر، رویه های انتخاب كاركنان براساس روش شناختی علوم فنی، طراحی شود. یكی از مزایای این رویه ها آن است كه كلیه “الزامات” سازمان استخدام كننده و همچنین انتظارات داوطلب شغل موردنظر، مورد توجه قرار می گیرد.

آسیب شناسی فرایند انتخاب كاركنان در سازمان های ایران

در این بخش، مشكلاتی را كه در مراحل گوناگون فرایند انتخاب كاركنان در سازمان های كشور و به درجات كم یا زیاد در هر سازمان، مشاهده می شود، معرفی می نماییم و راه حلی ها و راهبرد هایی را جهت رهایی از این مشكلات، ارائه می دهیم.

پیش بینی نیاز سازمان :

یكی از وظایف روانشناسان صنعتی سازمانی در سازمان ها، برنامه ریزی برای منابع انسانی یا پیش بینی افراد موردنیاز برای تصدی مشاغل در زمان حال، در آینده نزدیك و در آینده دور است.

ساده ترین روش برای پیش بینی نیاز سازمان به افراد جدید آن است كه:

(۱) روانشناسان صنعتی سازمانی یا مدیر منابع انسانی وضعیت بازار فروش كالاها یا خدمات سازمان را در وضع حاضر، در آینده نزدیك و دور روشن سازد؛

(۲) و براساس آن، افراد و تخصص های موردنیاز سازمان را تعیین كند؛ و

(۳) از مدیریت واحدهای مختلف سازمان بخواهد نیازهای فعلی و بعدی خود را در زمینه تخصص های و افراد اعلام كنند.

تصمیم گیری در زمینه طرح انتخاب افراد موردنیاز:

مدیریت منابع انسانی سازمان باید از دیدگاه مشاور و متخصص روانشناسی كاركنان در رابطه به فرایند انتخاب علمی كاركنان آگاهی كامل داشته باشد و دلایل هر یك از مراحل را بداند.

انتشار آگهی در جراید كثیر الانتشار: انتخاب مناسب ترین افراد برای استخدام سازمان و تصدی پست های خالی در شرایط امكان پذیر است كه كلیه افراد واجد شرایط بتوانند آمادگی خود را برای استخدام در مشاغل موردنظر، اعلام كنند. بنابراین، هرچه تعداد داوطلبان واجد شرایط برای شركت در امتحانات استخدامی محدودتر باشد، به همان نسبت نیز احتمال یافتن بهترین ها در بین آنان، كاهش می یابد.

استخدام و گزینش كاركنان

بررسی درخواست های ارسال شده:

یكی از وظایف مدیریت امور اداری سازمان استخدام كننده ان است كه برای هریك از مشاغل خود یك فرم درخواست شغل تهیه كند و بعد، به بررسی دقیق درخواست هایی بپردازد كه برای شركت در امتحانات استخدامی، ارسال شده اند. این نوع بررسی مقدماتی باید درحضور متخصص روانشناسی كار و كاركنان، مدیر امور اداری و نماینده مدیریت عامل، انجام گیرد تا هر یك از آنان، پذیرش یا عدم پذیرش مقدماتی درخواست ها را از دیدگاه های مختلف، انجام دهند.

انتخاب مكان مناسب برای اجرای امتحانات:

داوطلبان باید بتوانند در فضایی آرام و دور از هرگونه تنش، آلودگی صوتی و نظایر آن، به سؤال های آزمون ها، پاسخ دهند. برای این منظور باید در هنگام ورود داوطلبان به محل امتحان:

(۱) رفتاری مناسب با آنان داشته باشیم؛

(۲) برای پارك كردن ماشین آنان جای مناسبی را درنظر گرفته باشیم؛

(۳) از تابلوهای راهنما برای هدایت داوطلبان به جلسه امتحان استفاده كرده باشیم؛

(۴) پیش بینی لازم برای پذیرایی از داوطلبان را در هنگام پاسخ به سؤال ها، به عمل آورده باشیم.

انتخاب ابزار سنجش مناسب:

یكی از دشوارترین و پیچیده ترین تصمیمات مدیریت منبع انسانی، انتخاب ابزار مناسب برای ارزیابی داوطلبان ورود به سازمان است. در این مرحله، مدیریت منابع سازمان و متخصص روانشناسی كار و كاركنان باید به سؤال های زیر پاسخ دهند:

۱) آیا پرسشنامه ای كه به منظور بررسی سوابق قبلی داوطلبان تهیه شده است؟

۲) آیا اعتبار و پایایی آزمون هایی كه به كار گرفته خواهند شد، قبلاً محاسبه شده اند؟

۳) آیا مصاحبه استخدامی به وسیله متخصص روانشناسی كار و كاركنان انجام خواهد گرفت؟

۴) آیا برای انجام معاینه جسمانی و روانشناختی با افراد متخصص قراردادی بسته شده است؟

۵) آیا آزمون ها، پاسخنامه ها، راهنمای آزمون و برگه شرح حال مختصر (كه باید پرشود) به تعداد كافی چاپ و شماره گذاری شده اند؟

اجرای امتحانات استخدامی:

اجرای امتحانات استخدامی هر سازمان باید به وسیله روانشناس كار و كاركنان یا كارشناسانی كه در این زمینه آموزش دیده اند، انجام گیرد. اقدامات اجرایی مجری امتحانات استخدامی را می توان در چند مرحله زیر، تقسیم بندی كرد:

الف) قبل از شروع جلسه امتحان استخدامی:

۱) بازدید از سالن امتحان به وسیله مجری امتحان

۲) كنترل مجدد ابزار و وسایل لازم برای جلسه امتحان

۳) كنترل شماره صندلی ها، وسایل سمعی و بصری، روشنایی سالن، تهویه مطبوع سالن، سروصداهای احتمالی و …

۴) قراردادن یك میز بزرگ جهت استقرار مسئول یا سرپرست گروه “موزعان” سؤال ها

۵) كنترل نحوه ورود داوطلبان به سالن امتحان

۶) طراحی و چاپ یك پرسشنامه مختصر جهت توزیع بین داوطلبان در آخرین مرحله امتحان جهت آشنایی بیشتر با داوطلبان و همچنین دادن فرصت به موزعان جهت كنترل شماره های آزمون ها.

ب) در حین اجرای امتحان استخدامی:

۱) كسب اطمینان نسبت به اینكه كلیه داوطلبان، درجای خود قرار گرفته اند.

۲) كسب اطمینان نسبت به اینكه سرپرست موزعان براساس آموزش های قبلی، در جای خود قرار گرفته.

۳) خوشامدگویی به داوطلبان و ارائه توضیحی مختصر در رابطه به نحوه برگزاری امتحان.