فرایند استخدام و مراحل استخدام

وقتی از فرآیند و مراحل استخدام میگوییم، تصورمان فرآیندی است که یک شرکت، سازمان یا استارت‌آپ طی آن نیروهای جدیدی را یافته و جذب می‌کند. به نظر ساده می‌رسد، نه؟ 

خب، در پاسخ باید بگوییم که مراحل استخدام اصلا آسان و کوتاه نیست چرا که اگر فرآیند استخدام یک فرایند ساده بود، همۀ شرکت‌ها و سازمان ها آن را به سرعت انجام می‌دادند. این دقیقاً یکی از دلایلی است که سازمان ها واحدی به نام منابع انسانی دارند که همواره سعی می‌کنند آن‌ها را رشد و آموزش دهند

استخدام یک فرآیند کوتاه مدت و یک مرحله‌ای نیست و نیاز به اجرای سلسله مراتبی دارد که در ادامه با آن آشنا می شویم. با این حال، در ابتدا نگاهی به فرآیند استخدام داشته باشیم.

فرآیند استخدام چیست؟

فرآیند استخدام شیوه ای برای دسته‌بندی داوطلبین موجود با هدف یافتن و جذب کردن کارمندان جدید است که این شیوه برای هر سازمان یا شرکت به صورتی منحصر به‌فردی تعریف شده است.

اصولا، فرآیند استخدام توسط واحد منابع انسانی شرکت‌ها انجام می شود. با این حال، شرکت‌های بسیاری هستند که برای استخدام نیروهای خود از شرکت‌هایی واسط (که با نام آژانس‌های استعدادیابی یا موسسات کاریابی شناخته می‌شوند) کمک می‌گیرند.

مسئولیت انجام فرآیند استخدام با توجه به ساختار سازمانی شرکت‌ها بر عهده واحدها یا تیم‌های متفاوت است.

آیا فرآیند استخدام همیشه یکسان است؟

مطمئناً هر سازمان و شرکتی فرآیند استخدام منحصر بفرد خود را دارد. فرآیند استخدامی که برای یک شرکتی تاثیر مثبت دارد، حتما برای شرکت دیگر همان تاثیرگذاری را ندارد. به همین علت است که قابلیت خودآگاهی از لزومات تیم منابع انسانی در مراحل استخدام می باشد. شما به عنوان شخص استخدام کننده نمی‌توانید بر پایه حدس و گمان عمل کنید، بلکه باید فرایندی را استفاده کنید که مطمئن هستید نیازتان را رفع می‌کند.

آنچه باید در نظر داشته باشید این است که در فرآیند استخدام، واقعاً باید استخدام کرد. یکی از مسائل مهم در فرآیند استخدام، جذب نیروهای درجه یک و تراز اول بازار کار است. تیم منابع انسانی شما باید بتوانند این عده از کارشناسان را به مجموعه شما جذب کنند. شاید بپرسید چرا؟ زیرا این افراد اصلاً به دنبال کار نیستند! به احتمال زیاد، این عده از متخصصان، در حال حاضر در شرکتِ خوبی مشغول به کار هستند و حقوق خوبی هم دریافت می‌کنند. البته ناگفته نماند که استخدام چنین افرادی کار چندان آسانی نیست.

دقیقاً به همین دلیل باید به خاطر داشته باشیم که فرآیند استخدام به این معنی نیست که در یک وب‌سایت استخدامی یک آگهی درج کنیم و منتظر بمانیم تا رزومه ها دسته‌دسته برایمان ارسال شوند. با درج آگهی در وب‌سایت استخدامی، شاید بهترین نیروی کاری که در آن بازه زمانی به خصوص به دنبال کار می‌گردد را پیدا کنید. اما قطعاً بهترین کاندیداهای ممکن را پیدا نخواهید کرد.

مدیران ارشد مجموعه زمانی که در حال بررسی فرآیند و مراحل استخدام هستند، باید ذهنیتی باز و فعال داشته باشند. به عبارت دیگر، تمرکز آن‌ها باید بر روی شناسایی، جذب، مصاحبه، استخدام و نگهداری بهترین کاندیداهای در دسترس در بازار باشد (فارغ از اینکه به دنبال شغل هستند یا نه). جمله قبل، تعریف خلاصۀ فرآیند استخدام است.

آشنایی با مراحل استخدام

حالا که با تعریف فرآیند استخدام آشنا شدیم، نوبت شناخت مراحل استخدام است. همانطور که گفتیم مدیران ارشد شرکت باید نیازهای خود و راهکارهای رفع آن‌ها را بشناسند. همچنین، آن‌ها باید به شکلی فعال در جهت برطرف کردن نیازهای منابع انسانی خود گام برداشته و چارچوبی کلی برای آن در نظر داشته باشند. بعضی مواقع ایجاد یک فلوچارت استخدامی می‌تواند شما را در مسیر درست قرار دهد.

با توجه به این نکات، در ادامه ۱۰ مرحله ابتدایی از مراحل استخدام را برایتان آورده‌ایم. در نظر داشته باشید که این ۱۰ مورد، فهرست ما از مراحل استخدام می باشند و شرکت‌ها و استارت‌آپ‌ها بر اساس نیاز خود می‌توانند برخی از این مراحل را حذف نموده یا مراحل دیگری را به آن اضافه کنند.

۱- شناسایی نیاز استخدامی

قطعاً اگر ندانید به چه چیزی نیاز دارید، نمی‌توانید آن را برطرف کنید. دانستن این موضوع که شما به یک (موقعیت شغلی) در شرکت خود نیاز دارید کافی نیست. شما باید شرح وظایف کامل این موقعیت شغلی را نیز بدانید.

نکتۀ بسیار مهمی که در این جا وجود دارد این است که شما باید شرح وظایف آخرین شخصی که در این موقعیت شغلی فعال بوده را در زمان ترک کار بدانید، نه شرح شغلی که در زمان استخدام به او گفته شده زیرا این احتمال وجود دارد که او در طول زمان مسئولیت‌های دیگری را نیز بر عهده گرفته باشد.

دراین شرایط، شرح شغلی آن‌ها در هنگام خروج از سازمان با آن چیزی که در هنگام استخدام دریافت کرده بودند، کاملاً متفاوت است.

۲ – برنامه‌ریزی استخدام

هنگامی که نیاز خود را به طور دقیق شناسایی کردید، حال نوبت آن است که برای رفع این نیازها برنامه‌ریزی کنید. یک ضرب‌المثل قدیمی وجود دارد که می‌گوید: “اگر در برنامه‌ریزی شکست بخورید، یعنی برای شکست برنامه‌ریزی کرده‌اید”.

با هر فردی که در فرآیند و مراحل استخدام با او در ارتباط هستید ، هماهنگی‌های لازم را انجام دهید و آن‌ها را در جریان برنامه‌ریزی‌ها و کانال‌های ارتباطی قرار دهید. شاید باورتان نشود، اما بدانید که حتی یک قدم اشتباه می‌تواند تمام تلاش‌هایتان را از بین ببرد.

 ۳ – جستجو برای استخدام

در این مورد کارشناسان منابع انسانی نباید گردآورنده باشند و باید به عنوان یک شکارچی عمل کنند. بسیاری از شرکت‌ها تصور می‌کنند که با درج یک آگهی شغلی، بارانی از رزومه‌های متخصصان و کارشناسان درجه یک بازار بر سرشان می‌ریزد. اما حقیقت طور دیگری است.

دقیقاً به همین دلیل است که شرکت‌ها، فردی با عنوان «هد هانتر (Headhunter)» را استخدام می‌کنند؛ برای آنکه نیروهای تراز اول را شکار کند.

۴ – شناسایی کاندیداهای مطمئن

مرحله بعدی از مراحل استخدام شناسایی کاندیداهای مطمئن است. یافتن کاندیدای شغلی به تنهایی کافی نیست. یک سازمان (یا کارشناس استخدام آن) باید بتواند کاندیداهای اصلح را شناسایی کند.

هر شخصی می‌تواند برای یک موقعیت شغلی، یک کاندیدا پیدا کند. اما آن دسته از کارشناسان درجه یکی که رقابت شما به آن نیاز دارد، چطور؟ آن‌ها را به راحتی نمی‌توانید پیدا کنید.

بنابراین اگر سه مرحله قبلی از مراحل استخدام را به درستی اجرا نکرده باشید، جستجوی کاندیداها، پیدا کردنشان و شناسایی آن‌ها بسیار دشوارتر خواهد بود.

۵ – جذب نیروهای درجه یک بازار کار

هنگامی که کاندیداهای شایسته انتخاب شدند، زمان جذبشان فرا می‌رسد. به عبارت دیگر، نه تنها باید کاری کنید که آن‌ها شیفته فرصت شغلی شما شوند، بلکه باید به شرکت‌تان نیز علاقه پیدا کنند. بسیاری از شرکت‌ها به طور کلی این نکته را فراموش می‌کنند: کارمندان خوب به یک شغل خوب علاقه‌ ندارند. آن‌ها به شغلی خوبی علاقه دارند که کارفرمایی فوق‌العاده دارد.

این کارمندان درجه یک اگر شغلی را دوست داشته باشند اما کارفرمای آن را نپسندند، به هیچ‌وجه آن را نخواهند پذیرفت. همانطور که در بالا اشاره کردیم جذب یکی از مهم‌ترین بخش‌های مراحل استخدام است.

۶ – مصاحبه تلفنی

خب، حالا شما تعدادی کاندیدای مطمئن در اختیار دارید (که احتمالاً کاندیداهای منفعل هستند) که به فرصت شغلی مجموعه شما علاقه دارند. اما باید توجه داشته باشید که همۀ آن‌ها نمی‌توانند از پس فرآیند استخدام شما را بر بیایند. همین موضوع ما را به نخستین مرحله از مصاحبه، یعنی مصاحبه تلفنی، می‌رساند.

به طور ایدئال، در این مرحله شما یا کارشناسان منابع انسانی‌تان فهرستی از ۱۰ تا ۱۵ کاندیدای مطمئن که همگی به فرصت شغلی شما علاقه‌مندند در اختیار دارید. مصاحبه تلفنی به شما امکان می‌دهد تا این فهرست را کمی فیلتر کنید تا مرحله بعدی را با دقت بیشتری انجام دهید.

۷ – مصاحبه حضوری

در این مرحله از استخدام، دو نکته مهم وجود دارد که باید به آن‌ها توجه شود:

1. اگر از زمان دعوت کاندیداها به مصاحبه حضوری تا ارسال پاسخ نهایی به آن‌ها مدت زیادی بگذرد، علاقه کاندیداها نسبت به آن فرصت شغلی از بین خواهد رفت.
2. کارفرمایان در زمان برقراری ارتباط با این کاندیداها باید شرایط آن‌ها و موقعیت شغلی فعلی‌شان را نیز در نظر بگیرند. در غیر این صورت، آن‌ها با شرکت‌های دیگری وارد مذاکرده می‌شوند. این موضوع برای کاندیداهای درجه یک از اهمیت بیشتری برخوردار است زیرا احتمالاً آن‌ها پیشنهادات کاری بیشتری به صورت ماهانه دریافت می‌کنند.

مطمئناً مصاحبه‌های حضوری جنبه‌های مختلف دیگری مانند سوالاتی که باید طی مصاحبه پرسیده شود، بررسی توانایی‌های کارجو، مذاکرات مرتبط با حقوق و دستمزد و … دارد. با این حال، دو مورد فوق معمولاً توسط شرکت‌ها نادیده گرفته می‌شوند.

۸ – ارسال پیشنهاد شغلی

مرحله ارائه پیشنهاد شغلی یکی از ظریف‌ترین و حساس‌ترین مراحل استخدام است. یک مدیر استخدام کارکشته به خوبی می‌داند که خوب بودن جلسه مصاحبه به این معنی نیست که کاندیدای مورد نظر پیشنهاد شغلی او را می‌پذیرد.

با این حال، کارهای اداری از قبل انجام و فرم‌های مربوطه پر شده باشند و همه چیز برای سومین بار مجدداً بررسی شده باشند، به احتمال زیاد کاندیدای مورد نظر پیشنهاد شغلی را می‌پذیرد.

در این مرحله، بهتر است دست کارشناس منابع انسانی خود را کمی باز بگذارید تا در صورت نیاز بتواند پیشنهاد شغلی بهتری ارائه کند. این چیزی است که کاندیدا انتظار دارد و دقیقاً همان چیزی است که باید اتفاق بیافتد.

۹ – استخدام کاندیداها

شاید بپرسید چرا در مراحل استخدام، خود عمل استخدام با فرآیند قبلی، یعنی ارائه پیشنهاد شغلی، ادغام نشده‌اند؟ خب، جواب آسان است زیرا همۀ پیشنهادات شغلی مورد قبول واقع نمی‌شوند. اگر همۀ پیشنهادات شغلی که به کاندیداها می‌شوند مورد قبول واقع می‌شد، می‌توانستیم این دو مرحله را با یکدیگر ادغام کنیم.

روال کار معمولاً به این صورت است که اگر کاندیدای شماره ۱ پیشنهاد شغلی را نپذیرد، شرکت پیشنهاد خود را (با کمی تغییرات) به کاندیدای شماره ۲ ارسال می‌کند؛ و اگر کاندیدای شماره ۲ نیز آن را نپذیرفت به سراغ کاندیدای شماره ۳ می‌رود.

زمانی که یکی از کاندیداها پیشنهاد را پذیرفت؛ در آن زمان عمل استخدام به صورت رسمی انجام شده است.

۱۰ – آماده‌سازی کارمند جدید برای پیوستن به سازمان

اگر نتوانید کاندیداها را پس از استخدام در شرکت خود نگه دارید، پس وجودشان در بازار کار به چه دردی می‌خورد؟ اصلاً چرا باید این همه سختی را تحمل کرد تا کاندیدای مورد نظر را پیدا کرد؟

فرآیند پیوستن به سازمان شاید مهم‌ترین و حیاتی‌ترین بخش در مراحل استخدام باشد. زمانی که از پیوستن به سازمان صحبت می‌کنیم، منظورمان کاغذبازی‌های مرسوم، نشان دادن میز کار و برگزاری تور داخلی شرکت نیست، بلکه منظورمان این است که کاری کنیم تا کارمند جدید پیش از آنکه به طور رسمی وارد تیم‌مان شود، احساس خوبی از تصمیمش برای پیوستن به شرکت جدید داشته باشد. اگر شرکت این مرحله از استخدام را نادیده بگیرد، کارمندان پس از مدت کوتاهی شرکت را ترک خواهند کرد (اگر در روز دوم سر کار حاضر شوند).

یکی از بهترین روش‌ها برای پر کردن صندلی‌های خالی در سازمان، تسریع فرآیند استخدام است. مطمئناً سرعت عمل کاندیداهای مورد نظر خارج از اختیارات شماست، اما فرآیند استخدام از جانب شما می‌تواند سریع‌تر صورت بگیرد. برای تسریع این فرآیند می‌توانید از ابزارهای ردیابی و ارزیابی استخدام مانند آنچه در ایران تلنت وجود دارد استفاده کنید. این کار باعث می‌شود تا زمان و انرژی خود را به درستی استفاده کنید. یادتان باشد هرچه سریع‌تر بتوانید کاندیداهای مورد نظرتان را پیدا کنید و به آن‌ها پیشنهاد بدهید برایتان بهتر خواهد بود.

مواردی که در این مقاله ذکر کردیم تنها بر وظایف مرتبط با استخدام یک واحد منابع انسانی تمرکز دارد. شما به عنوان کارفرما به خوبی می‌دانید که استخدام کردن تنها بخش ابتدایی داشتن نیروهای کار خوب است؛ حفظ و نگهداری این نیروهای کار خبره که هر روز پیشنهادات متنوع بسیاری دریافت می‌کنند، بخش دشواری است که باید بتوانید آن را به خوبی مدیریت نمایید.