نرم افزار مدیریت قراردادها در حقیقت یک نرم افزار کاملاً منحصر به فرد است که توانایی مدیریت و کنترل کلیه قراردادهای بسته شده که در واقع یکی از مهم ترین، حساس ترین و در عین حال اصلی ترین چالش های هر سازمان، ارگان و مجموعه ای به شمار می رود را دارد. درحقیقت می توان گفت که این نرم افزار مدیریت قراردادها را به طرز چشمگیری راحت تر کرده است.
مدیریت قراردادها چیست؟
مدیریت قراردادها به شیوه ای گفته می شود که اصلی ترین وظیفه آن ایجاد، تجزیه، تحلیل و اجرای قراردادها و مدیریت و کنترل آن است. در حقیقت از جمله مزایای استفاده از مدیریت قراردادها، به حداقل رساندن ضریب ریسک در عملکردهای مالی و عملیاتی می باشد. به بیانی کاملاً ساده، مدیریت قراردادها به مدیریت قراردادهایی گفته می شود که بین فروشندگان، شرکاء، کارمندان و یا مشتریان به وجود می آید.
سامانه مدیریت قراردادها شامل موارد زیادی از قبیل رسیدگی کردن به مشکلات مربوط به قراردادهای بین افراد، ایجاد تغییرات لازم و درواقع نظارت و کنترل در صورت نیاز، تعامل فعالانه با طرف های درگیر برای رسیدن به اهداف مورد نظر و اطمینان از این مورد که هر دو طرف این توانایی را دارند که از انتظارات یکدیگر فراتر روند، می باشد. موردی که از اهمیت زیادی برخوردار می باشد این است که یک مدیر قرارداد می باید از علم، دانش و آموزش لازم برای روند مدیریت قرارداد، برخوردار باشد تا بتواند قرارداد نوشته شده را به شیوه صحیح و درست به سرانجام برساند.
نرم افزار مدیریت قراردادها چیست؟
همانگونه که در بالا هم به این موضوع اشاره نمودیم نرم افزار مدیریت قراردادها، به سازمان ها، ارگان ها و مجموعه هایی که بیشتر پروژه محور هستند، امکان مدیریت قراردادها، کنترل هزینه و بهای تمام شده، مدیریت صورت وضعیت ها، دریافت و پرداخت ها و نیز کنترل ضمانت نامه ها را می دهد.
سامانه مدیریت قراردادها این قابلیت را دارد که گزارشاتی بر مبنای کلیه فعالیت های انجام شده را به طور کاملاً یکپارچه به مخاطبین خود عرضه نماید. بنابراین این نرم افزار منحصر به فرد توانایی این را دارد که هزینه های ناشی از پروژه ها را به شیوه بهتر، مدیریت کند.
از حساس ترین و در عین حال اصلی ترین توانایی نرم افزار مدیریت و کنترل قراردادها این می باشد که قراردادها، هزینه ها و نیز درآمدهای سطوح متنوع پروژه های عظیم را مدیریت کند. ولی یکی از بزرگترین مشکلات که می توان برای اینگونه پروژه ها بیان نمود، سردرگمی در سطوح قراردادی با اشخاص متفاوت است که به نوعی مدیریت آنها را سخت تر می کند.
دلیل این موضوع این است که به مرور زمان تعداد قراردادها با دیگر پیمانکاران و با شروع پروژه، افزایش پیدا می کند و بعضاً مشاهده می شود که کنترل ریالی قراردادها، هزینه ها و بودجه پیش بینی شده و درعین حال پرداخت های آن غیرممکن می شود. همین مورد موجب زیان ده شدن پروژه در ادامه مسیر می شود.
اما همین مورد در نرم افزار مدیریت قراردادها به راحتی قابل مدیریت است. به این معنی که توانایی ثبت پارامترها و بندهای قرارداد، پیگیری مالی و کنترل بازده های زمانی تعیین شده برای هر قرارداد، کنترل تمامی پرداخت ها و دریافت ها در هر قرارداد به صورت جزء به جزء و با توجه به دریافت کسورات قانونی، آن هم با کامل ترین اطلاعات در نرم افزار مدیریت قراردادها انجام پذیر است.
در واقع نرم افزار مدیریت امور قراردادها به آسانی می تواند از به وجود آمدن سهل انگاری ها و اشتباهات پی در پی جلوگیری نماید. به عبارتی انجام تمامی محاسبات پرداختی، کسورات و صورت وضعیت ها یا به اصطلاح صورتحساب ها به طور اتوماتیک به روزرسانی می شود.
در دهه های اخیر با توجه به افزایش روز افزون رویکرد شرکت ها و سازمان ها در جهت اجرا خدمات خود و تکمیل پروژه، جمع آوری مستندات گردآوری شده به صورت مناسب و در زمان مشخص به کار گرفته می شود. از آنجایی که یکی از ارکان اصلی در اجرا و تحقق اهداف پروژه انعقاد قرارداد می باشد یکی از چالش های رایج در سازمان هایی که با پیمانکاران و قراردادهای متعدد مواجه هستند عدم کنترل و مدیریت بر روی مفاد، تعهدات، مسئولیت ها و هزینه های قرارداد است. نرم افزار مدیریت قراردادها آرین سیستم به عنوان یکی از ابزارهای کارآمد گردآوری و مدیریت اسناد به سازمان شما کمک می کند تا همه اسناد به صورت متناسب به کار گرفته شود.
مهم ترین اهداف و امکانات سیستم نرم افزار مدیریت قرارداد پرسنل
از اهداف نرم افزار مدیریت قراردادها می توان به هدایت سازمان در جهت یکسان سازی قراردادها، مدیریت متمرکز و بهینه قراردادها و همچنین کاهش ریسک خطاهای کنترلی اشاره کرد. از مهم ترین و بارزترین امکانات این سیستم هم می توان به موارد زیر اشاره کرد:
ثبت، پیگیری و نگهداری سابقه قرارداد و همچنین تغییرات قرارداد آن هم از زمان تهیه پیش نویس تا زمان به اتمام رساندن آن، نظارت بر پیشرفت اجرای مفاد قرارداد و از همه مهم تر کنترل مالی قراردادهای منعقد شده.
نرم افزار مدیریت قراردادها چه کمکی به مدیریت بهتر سازمان می کند؟
مصلما امروزه خیلی از شرکت ها، مجموعه ها و سازمان ها از سیستم های مالی قدرتمند استفاده می کنند اما در این بین شرکت هایی که بیشتر به صورت پروژه محور فعالیت می کنند استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها یکی از الزامات ضروری آنها به شمار می رود.
یکی از مزایا و قابلیت هایی که می توان برای این نرم افزار عنوان نمود، قابلیت ارزیابی و همچنین مقایسه پرداخت های انجام شده با دیگر مفاد قراردادی به صورت پیوسته و دائم است. همین مورد دلیلی می شود تا سازمان های پروژه محور در کنار یک سیستم مالی از قابلیت های بی نظیر نرم افزار مدیریت قراردادها مانند ارتباط با قراردادهای جاری سازمان، وضعیت پیشرفت فیزیکی پروژه، الحاقیه ها، ضمانت نامه ها، سقف قراردادها، اضافه کاری کارمندان، پرداخت های خالص انجام شده تا به حال و غیره استفاده کنند.
مشکلات عمده شرکت ها و سازمان ها و سازمان های تمدید دوره های قراردادهای پرسنل و فراموشی توسط واحد کارگزینی و مشکل اطلاع رسانی به پرسنل است در این سامانه میتونن ن قرارداد را به مدت زمان مشخص قبل از تکمیل آن از سامانه دریافت و اطلاع رسانی برای تمدید کنید. همچنین این پنلی در اختیار نگهبانی قرار می گیرد تا از ورود آنها جلوگیری شود
معمولا در شرکت ها و سازمان ها قراردادهای مختلف با تیپ بندی متنوع و مختلف وجود دارد که برای آنکه یک قرارداد منعقد شود معمولا یک پروسه خاص آن سازمان طی میشود.در نرم افزار مدیریت قرارداد سامانه کارگزینی آنلاین هیچ گونه محدودیتی برای تعریف تیپ بندی قرارداد وجود ندارد و میتوان انواع عوامل قراردادی، محاسباتی و عملکردی را تعریف و تنظیم کرد.پس بدین ترتیب میتوان انواع قراردادهای حمل و نقل، خرید و فروش، پیمانکاری و تفاهم نامه را متناسب با نیازهای سازمان طراحی و ایجاد کرد.ویژگی های خاصی از جمله : وجود قرارداد پیش فرض و قابل تغییر، هشدارهای هوشمند، امکان درج الحاقیه و اصلاحیه، پیوست انواع مدارک و اسناد و اوراق فیزیکی، آرشیو الکترونیک اسناد، گزارش تخصصی، امکان درج چندموقعیت جغرافیایی و چندکالا در یک قرارداد و از همه مهم تر ایجاد کارتابل های قابل تنظیم برای گردش اطلاعات قرارداد و طراحی چرخه عقد قرارداد، باعث شده است تا نرم افزار امور قرارداد سامانه کارگزینی آنلاین در زمره کاربردی ترین نرم افزارهای تحت وب قرار گیرد.
ویژگی بهترین نرم افزار مدیریت قراردادها
بدون شک امور مربوط به قراردادها برای هر سازمان، شرکت و ارگانی به منظور مدیریت و کنترل بهتر قراردادها یک مقدار دشوار و پر هزینه است و به طبع استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها می تواند به کاهش هزینه و بهینه کردن فعالیت ها کمک شایانی کند. این نرم افزارها دارای یک سری ویژگی های خاص هستند که در ادامه به مهم ترین آنها اشاره ای کوتاه خواهیم کرد:
قابلیت آرشیو کردن تمامی قراردادها به صورت الکترونیکی
از قابلیت های مهم نرم افزار مدیریت قراردادها، قابلیت آرشیو کردن تمامی قراردادها به صورت الکترونیکی است. در واقع این آرشیو الکترونیکی امکان دسترسی سریع افراد به قراردادها آن هم بر اساس تاریخ، نوع قرارداد، پیمانکار و غیره را می دهد. همچنین به وسیله این آرشیو به راحتی می توان به تمامی متمم ها، وضعیت ها و الحاقیه های یک قرارداد دسترسی پیدا کرد.
ایجاد یک لیست از تمامی پیمانکاران به وسیله نرم افزار مدیریت قراردادها
به وسیله نرم افزار مدیریت قراردادها شما به راحتی قادر خواهید بود به تمامی اطلاعات پیمانکاران از جمله امضاء، تلفن، آدرس، اطلاعات ثبتی، روزنامه های ثبت و تغییر و غیره دسترسی پیدا کرد. همچنین این نرم افزار قابلیت این را دارد که یک گزارش از تمامی قراردادهای منعقد شده با پیمانکاران و طبقه بندی آنها ارائه کند. حتی قادر خواهید بود یک لیست سیاه از پیمانکاران ایجاد نمایید تا به نوعی یک مانع باشد برای انعقاد مجدد قرارداد با پیمانکاران متخلف
قابلیت چند کاربری بودن نرم افزار مدیریت قراردادها
یکی از قابلیت های جالب در نرم افزار کنترل قراردادها، چند کاربر بودن آن است. در واقع افراد متفاوتی که به نوعی درگیر قرارداد هستند از جمله مسئولین کمیسیون، مسئول قراردادها، مسئول مناقصه ها، مدیر امور قراردادها و غیره قادر خواهند بود به نرم افزار مدیریت قراردادها وارد شوند.
قابلیت تحت وب بودن نرم افزار مدیریت قراردادها
از دیگر ویژگی های مهم نرم افزار مدیریت قراردادها این است که در هر زمانی و هر جایی از دنیا که به اینترنت دسترسی دارید قادر خواهید بود به این سامانه دسترسی داشته باشید. در حقیقت این مورد مدیریت کردن را برای تمامی افرادی که به آن دسترسی دارند، راحت تر کرده است.
برخوردار بودن از اخطارها و پیام های لازم
از ویژگی ها و قابلیت های یک نرم افزار مدیریت قراردادها این است که اخطارها و پیام هایی را به هنگام اتمام مدت زمان قرارداد، کنترل مبلغ قراردادها، کامل نبودن مدارک و اسناد قرارداد و یا مدارک پیمانکاران و غیره به کاربر ارائه دهد.
ثبت چندین الحاقیه و متمم در نرم افزار مدیریت قراردادها
اگر زمانی تمایل به خرید یک نرم افزار مدیریت قراردادها در زمینه امور قراردادها داشتید حتماً به قابلیت ثبت چندین الحاقیه و متمم برای یک قرارداد خاص و همچنین امکان دسترسی سریع به آن را مورد توجه قرار دهید.
قابلیت حرفه ای جستجو، ارائه گزارشات و ثبت نمودارها
نرم افزاری که انتخاب می کنید می بایستی توانایی ارائه گزارشات متفاوتی را داشته باشد که در زیر به آنها اشاره می کنیم:
ایجاد یک فهرست از پیمانکاران که قابلیت جستجو آن هم طبق نوع فعالیت، محل و غیره را دارد
ارائه گزارش کامل (قراردادهای تکمیل شده، قراردادهای منتظر تأیید و غیره) آن هم طبق نوع قراردادها
ارائه یک گزارش آماری از قراردادهای هزینه ای و درآمدی آن هم مطابق با تاریخ مشخص شده
تهیه یک فهرست از قراردادهای درآمدی و هزینه ای
نرم افزار مدیریت قراردادها از یک رابط کاربری کاملاً آسان و کاربرپسند برخوردار هستند
ایجاد صورت وضعیت
هر نرم افزار مدیریت قراردادها بایستی این توانایی را داشته باشد که به صورت نامحدود برای هر قرارداد ثبت شده یک صورت وضعیت ایجاد کند. همچنین بایستی برای هر صورت وضعیتی یک سری اخطارهای لازم را ایجاد و در اختیار مسئولین مربوطه قرار دهد.
ثبت قراردادهای هزینه ای و درآمدی در نرم افزار مدیریت قراردادها
از دیگر ویژگی های بارز نرم افزار مدیریت قراردادها می توان به ثبت تمامی اطلاعات مربوط به قراردادهای هزینه ای و درآمدی و همچنین قابلیت جستجو طبق یک سری فیلدهای خاص است. مورد دیگری که در این نرم افزار از اهمیت زیادی برخوردار است، قابلیت الصاق اصل قرارداد، پیوست ها و دیگر مدارک های مورد نیاز به منظور بازیابی اطلاعات قراردادها است.
انجام کلیه فرآیندهای گردش امور قراردادها به صورت اتوماسیون و خودکار
مورد بعدی در بحث ویژگی های نرم افزار مدیریت قراردادها این است که انجام تمامی فرآیندهای گردش امور قراردادها در این نرم افزار به صورت اتوماسیون پیش می رود. این بدین معنا است که تمامی افرادی که به نوعی به این نرم افزار دسترسی دارند، برای ورود اطلاعات، تأیید و همچنین ارسال آن به کارتابل دیگر افراد، می بایستی از یک کارتابل به خصوصی استفاده کنند.
همچنین موردی که به هنگام خرید نرم افزار مدیریت قراردادها بایستی مد نظر داشته باشید این است که این نرم افزار حتماً از کلیه امکانات مربوط به لغو قرارداد و یا بازگشت به کارتابل فرستنده به منظور تکمیل نقص های به وجود آمده، بهره مند باشد. این مزیت به نوعی به جمع آوری کاغذ و اتوماسیون کردن تمامی کارهای اداری کمک شایانی می کند.
استفاده از پشتیبانی مناسب در نرم افزار مدیریت قراردادها
به دلیل اینکه این نوع نرم افزارها بیشتر برای شرکت های پروژه محور طراحی و ساخته شده، پس بایستی شرکت هایی که به نوعی ارائه دهنده چنین نرم افزارهایی هستند از یک پشتیبانی مناسب و مطلوب به منظور پاسخگویی به تمامی نیازهای مخاطبین خود برخوردار باشند.
یکی از فرآیندهای مهم و کلیدی هر سازمان یا شرکتی، فرآیندهای مدیریت قراردادها می باشد که ما با طراحی سیستم مدیریت قراردادها توانسته‌ایم کنترل، مدیریت و البته کاهش خطا و هزینه‌ی قراردادهای درون و برون سازمانی را مهیا نماییم. همچنین با این سیستم، بواسطه‌ی دسترسی سریع و آسان به اطلاعات از یک سو و مدیریت گردش‌کار (workflow) قراردادها از سوی دیگر، می‌توانید نظارت دقیق و کاملی بر روند قراردادها داشته باشید.
سیستم مدیریت قراردادها به گونه‌ای انعطاف‌پذیر، طراحی و پیاده سازی شده که انواع قراردادها از جمله قراردادهای خدمات، قراردادهای فروش، قراردادهای تدارکات، قراردادهای تأمین مالی، قراردادهای پیمانکاری، قراردادهای پشتیبانی و نگهداری، قراردادهای برونسپاری، قراردادهای فرنچایز، قراردادهای لیسانس(لایسنس)، قراردادهای نمایندگی ، قراردادهای(BOT) ساخت، بهره‌برداری، واگذاری، تفاهم‌نامه‌ها، قراردادهای محرمانگی و ... را پشتیبانی می‌کند.
برخی از ویژگی‌های این سیستم سامانه کارگزینی آنلاین به شرح زیر است:
امکان تعریف تمپلیت‌های قرارداد در قالب فایل WORD بر اساس فیلتر‌های مورد نظر مثل نوع قرارداد، تکمیل خودکار قرارداد و تولید فایل قرارداد بر اساس اطلاعات وارد شده توسط کاربران
امکان ثبت تمپلیت‌های قراردادی توسط تمامی پرسنل یا افراد خاصی در سازمان به صورت نامحدود و بدون هیچ محدودیتی و به هر شکلی در قالب فایل WORD
امکان پیش نمایش قرارداد به صورت POP UP و یا HTML جهت جلوگیری از دانلود قراردادها
امکان پیوست انواع فایل‌ها
امکان ایجاد یادآور برای هر فرد شرکت داده شده در فرآیند
ایجاد تقویم‌های شخصی بر اساس هشدارها و یادآورهای تنظیم شده در هر قرارداد(در هر قرارداد امکان ثبت تاریخ‌های مهم جهت یادآوری به فرد مورد نظر در زمان مورد نیاز قرارداده شده است.)
امکان ارسال ایمیل، پیامک یادآوری و ... برای هشدارهای موجود در قراردادها
آرشیو الکترونیک اسناد به صورت اتوماتیک
امکان مدیریت تامین کنندگان یا طرفین قرارداد
امکان مشاهده نسخ قرارداد و تغییر و ویرایش بر روی اطلاعات طرفین قرارداد و اطلاعات مربوط به قرارداد
امکان گرفتن گزارشات مختلف متنی، نموداری، تجمیعی از وضعیت قراردادها در قسمت‌های مختلف سازمان
وجود داشبورد گزارش مدیریتی در سیستم مدیریت قراردادها
.jpg)
مراحل مدیریت قرارداد
هیچ شکی نیست که مدیریت قرارداد یک فرآیند زمان بر و وقت گیر است و به طبع وارد کردن تمامی جزئیات به صورت کامل به زمان زیادی نیاز دارد. در این بین هرگونه کم کاری و اهمال کاری قطعاً به کسب و کار شما ضربات جبران ناپذیری را وارد خواهد کرد. پس برای به دست آوردن بیشترین سود بایستی تمامی مراحل فرآیند مدیریت قراردادها را به صورت صحیح انجام داد.
در ادامه به مراحل مدیریت قرارداد با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها که بیشترین توجه آن به کاهش ریسک های مالی و حقوقی است، اشاره خواهیم کرد:
مرحله اول: ارائه درخواست های اولیه
قبل از اینکه بخواهید یک قرارداد را منعقد کنید بایستی از خودتان بپرسید که: چه دلیلی برای منعقد کردن این قرارداد وجود دارد؟ در واقع پاسخ شما به این سوال، مهر تأییدی است به تمامی نیازهایی که با بستن این قرارداد به دست خواهید آورد. بعد از این مورد، کاری که بایستی انجام دهید این است که با طرف مقابل تماس برقرار کرده و درخواست های اولیه را انجام دهید.
مرحله دوم: منعقد کردن قرارداد
منعقد کردن قرارداد یکی از مهم ترین مراحل در فرآیند مدیریت قرارداد به شمار می رود که بایستی در آن دقت لازم را داشته باشید. تنها نکته ای که باید مد نظر داشته باشید این است که هر قرارداد یک سری حقوق و قوانین خاص خودش را دارد پس به هنگام عقد قرارداد به این مورد دقت کنید و خود را برای مشکلاتی که در آینده اتفاق می افتد، آماده کنید.
مرحله سوم: مذاکره کردن در مورد جزئیات قرارداد
از دیگر نکاتی که بعد از منعقد و نوشتن قرارداد باید به آن اهتمام ویژه ای ببخشید، مذاکره کردن در مورد جزئیات قرارداد است. سعی کنید تمامی جزئیات ضروری قرارداد مانند قابلیت های کارمندان، فروشندگان و شرکای احتمالی همراه با بررسی نهایی پیشنهاد را یک به یک نام برده و در صورت نیاز حتماً از نرم افزار مدیریت قراردادها استفاده نمایید.
مرحله چهارم: تصویب کردن قرارداد
در این مرحله، مذاکره ها به صورت کامل انجام شده و پیش نویس های نهایی قرارداد بازنویسی و به توافق طرفین رسیده است. در حال حاضر به مرحله تصویب کردن قرارداد رسیده اید و بعد از توافق نهایی می توانید آن را امضاء و در نرم افزار مدیریت قراردادها تمامی جزئیات را وارد نمایید.
مرحله پنجم: به اجرا درآوردن قرارداد
به اجرا درآوردن قرارداد در فرآیند مدیریت قرارداد یک بخش کاملاً ساده به نظر می آید چرا که تمامی مراحل انجام شده و طرفین قرارداد به توافق نهایی دست پیدا کرده اند و همه چیز آماده آماده است. به این نکته دقت کنید که تا زمانی که تمامی طرفین، قرارداد را امضاء نکرده اند، این قرارداد معتبر نخواهد بود.
مرحله ششم: تعهد به انجام امور قرارداد
این مرحله به نوعی تضمین کننده مدیریت قرارداد است. در واقع طرفین به این توافق می رسند که تمامی تعهدات خود را به موقع انجام داده و به نوعی بیش از اندازه هم در کار خود موثر واقع شوند.
مرحله هفتم: وارد کردن اصلاحات و تجدید نظرها
به هنگام منعقد کردن قرارداد سعی کنید تبصره هایی خاص را برای اصلاحات و تجدید نظرهایی که در آینده به وجود می آید، در قرارداد ثبت کنید. این امکان وجود دارد که در طول مدت قرارداد مایل باشید قسمتی از قرارداد را تغییر و یا اصلاح کنید.
مرحله هشتم: گزارش دهی و حسابرسی
بعد از منعقد شدن قرارداد باید مطمئن شوید که طرفین به تمامی شرایط و ضوابط تعیین شده پایبند هستند و از آن پیروی می کنند و بهتر آن است که آن را مورد حسابرسی و گزارش دهی خودتان قرار دهید. چرا که امکان دارد طرفین بعد از مدتی نسبت به تعهدات خود پایبند نبوده و از قرارداد بازگشت کنند.
مرحله پایانی: تمدید قرارداد
یکی از مهم ترین مراحل فرآیند مدیریت قرارداد در نرم افزار مدیریت قراردادها، تمدید مجدد قرارداد است. شما به راحتی قادر خواهید بود در نرم افزار مدیریت قراردادها یک زنگ هشدار به عنوان یادآوری به وجود بیاورید تا قبل از به اتمام رسیدن قرارداد این مورد را به شما یادآوری کند.
چرا سیستم مدیریت قراردادها ؟
امور مربوط به قراردادها در سازمان ها از جمله فعالیت های کلیدی محسوب می شود و با هر چه بزرگتر شدن سازمان و افزایش تعداد قراردادها و پیمانکاران که خود انواع الحاقیه ها، متمم ها و صورت وضعیت ها را به همراه دارد، دسته بندی و مدیریت این قراردادها را کاری دشوار و بسیار هزینه بر خواهد کرد.
از طرفی دسترسی سریع به اطلاعات مربوط به قراردادها جهت تدوین الحاقیه ها و پرداخت صورت وضعیتها امری حیاتیست.
از این رو سازمانها و شرکت های خصوصی و دولتی برای تحت کنترل در آوردن این قراردادها و کاهش میزان خطاها و هزینه ها اقدام به تهیه سیستم مدیریت امور قراردادها می کنند، باید به این نکته نیز توجه داشت که تهیه سیستم نامناسب خود باعث افزایش هزینه ها خواهد بود.
بهترین روش ها برای مدیریت قرارداد
بدون شک اجرای هر چه بهتر شیوه ها و روش های مدیریت قرارداد در نرم افزار مدیریت قراردادها می تواند حداکثر منافع حاصل از قرارداد را از آن شما کند. در این قسمت به بهترین روش های مدیریت قرارداد اشاره ای کوتاه خواهیم کرد:
استفاده از یک مخزن متمرکز
برای اینکه تمامی ذینفعان یک قرارداد بتوانند به سهولت به تمامی قراردادها دسترسی داشته باشند پیشنهاد می کنیم با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها اقدام به ایجاد یک مخزن متمرکز نمایید تا بدین وسیله بتوانید تمامی قراردادها را در آن نگه داری کنید. همچنین این کار می تواند به پیگیری اطلاعات متفاوت قراردادها از جمله تمدید، شرایط و ضوابط قرارداد و تعهدات کمک شایانی کند.
تضمین کنید که به صورت تیمی همکاری خواهید کرد
در فرآیند مدیریت قراردادها باید سعی کنید یک ارتباط و همکاری بین واحدهای تجاری به وجود بیاورید تا به نوعی یک همکاری تیمی شکل بگیرد. این مورد می تواند به بهره وری بهینه و حداقل کاهش ریسک کمک زیادی کند. این تضمین هم به راحتی با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها قابلیت اجرایی خواهد داشت.
ضرورت استفاده از نرم افزار مدیریت امور قراردادها
امروزه سازمان ها و شرکت های خصوصی و دولتی نیاز به انعقاد قراردادهای تجاری جهت دریافت یا فروش خدمات خود دارند. از یک سو نهادهای دولتی در راستای اصل 44 قانون اساسی و به منظور اجراء پروژه‌های عمرانی و دریافت خدمات، اقدام به برون سپاری فعالیت ها نموده و با بخش خصوصی قراردادهای متنوعی را منعقد می نمایند. از سوی دیگر بخش خصوصی نیز مشتمل بر بنگاه های خرد و کلان اقتصادی، به منظور فروش و یا دریافت خدمات قراردادهای تجاری منعقد می نمایند. لذا جهت ساماندهی امور حقوقی و مالی و مستندات و مدارک قراردادها و اطلاعات پیمانکاران و مشتریان و کنترل پیشرفت فیزیکی و ریالی قراردادها، نیاز به استفاده از یک نرم افزار قدرتمند را برای بخش دولتی و خصوصی اجتناب ناپذیر می سازد.
در این میان سازمانهای بسیاری یافت می شود که علیرغم وجود پروژه ها و قرارداد های متعدد با میلیاردها تومان قرارداد و اعتبار، فاقد یک سیستم اطلاعاتی مناسب جهت ساماندهی اطلاعات قراردادها می باشند. از سوی دیگر بسیاری از سازمان ها نیز همچنان با رویکرد سنتی در واحد امور قراردادهای خود بایگانی کاغذی حجیمی از اسناد قراردادها دایر نموده اند. «نرم افزار پیمان» در راستای رفع مشکلات فوق به صورت یک بسته نرم افزاری تهیه و ارائه شده است تا ساماندهی اطلاعات قراردادها و مستندات آنها در موسسات و شرکتهای بخش های دولتی و خصوصی را دنبال کند. این نرم افزار اطلاعات و مستندات قراردادها را از قبل از قرارداد، زمان انعقاد قرارداد و پس از انعقاد قرارداد ساماندهی نموده و نیاز به بهره گیری از یک نرم افزار را توجیه پذیر می سازد.
مدیریت قراردادها
با توجه به افزایش روزافزون رویكرد شرکت‌ها و سازمانها در برونسپاری نیازهای كالا و خدمات خود در دهه‌های اخیر، مدیریت كردن قراردادهای منعقد شده به یكی از مهم‌ترین، محوری‌ترین و حساس‌ترین چالش‌های این گونه سازمانها بدل شده است.
سیستم مدیریت قراردادهای رایورز، به سازمان شما - چه در وجه كارفرما باشید و چه در وجه پیمانكار – كمك بسیار مؤثری در اجرای مفاد قراردادهای منعقد شده و به جریان انداختن فرآیند اجرای آن در كل واحدهای مرتبط سازمان می‌کند.
این سیستم، فرآیند اجرای قرارداد را در كلیه واحدهای مرتبط مانند تأمین و تداركات (خرید، مناقصه، مزایده)، حسابداری امور قراردادها (شامل حسابداری، خزانه‌داری، اعتبارات)، مهندسی (برنامه‌ریزی و برآورد)، فروش و انبار، به صورت كاملاً یكپارچه و مكانیزه به چرخه می‌اندازد به طوری كه در نهایت بتواند قیمت تمام شده كالا و خدمات مربوطه را به مدیریت و سهامداران منعكس نماید.
با هرچه بزرگتر شدن سازمانها و و افزايش تعداد قراردادها که خود انواع الحاقيه ها، متممها و صورت وضعيتها را به همراه دارد، دسته بندي و مديريت قراردادها کاري دشوار و هزينه بر خواهد شد.از انجا که هر قرارداد داراي چرخه خاص خود است و بايد اين چرخه با استراتژي مناسب مديريت شود ، بهترين کار استفاده از سيستم مديريت قراردادها مي باشد
ویژگی‌های سیستم
ویژگی‌های بارز
ایجاد بانك اطلاعاتی جامع قرارداد
مفاد قرارداد
پیمانكاران و تعیین امتیاز
برنامه‌ریزی اجرای قرارداد (تضمین‌ها، پرداخت پیش‌پرداخت، تاریخ‌های تحویل)
عملكردها و صورت وضعیتها
الحاقیه‌ها و متمم‌های قرارداد
ثبت مستندات چندرسانه‌ای (نقشه‌ها، اسناد، ...) با انواع فرمت‌ها
تهیه گزارش‌های متنوع مربوطه
دریافت اطلاعات به صورت مكانیزه از طریق فایل متنی
دریافت اطلاعات صورت وضعیت به صورت مستقیم توسط پیمانكاران از طریق واسط وب
مدیریت امور حسابداری قراردادها
تأمین اعتبار و كنترل اجرای قرارداد از منظر اعتبارات
محاسبه كسور (استهلاك پیش‌پرداخت، كسور قانونی، كسور موردی، ...)
ثبت مالی عملیات اجرای قرارداد (صدور مكانیزه اسناد مالی با قوانین دلخواه)
صدور دستور دریافت/پرداخت وجوه به خزانه‌داری
قیمت‌گذاری اسناد انبار
فراهم آوردن اطلاعات لازم برای حصول به قیمت تمام شده كالا/خدمات تا سطح پروژه/فعالیت
پشتیبانی از قراردادهای ارزی
اجرا و تكمیل چرخه تأمین
ادامه فرآیند شروع شده در ماژول‌های تداركات، خرید و مناقصات/مزایدات و هماهنگی با ماژول انبار
پوشش انواع قراردادهای خرید/فروش كالا/خدمات
مدیریت قراردادهای واسطه‌ای
ثبت و نگهداری انواع مستندات چندرسانه‌ای مرتبط با قرارداد از تمامی فرمت‌های رایج
پشتیبانی از نظام فهرست بها برای قراردادهای عمرانی
محاسبه خودكار تعدیل با توجه به زمان انجام كار
احتساب ضرایب و محاسبه كسور به صورت شناور و با توجه به نوع كار انجام شده
امکانات
ثبت جزئیات مفاد قرارداد شامل
اطلاعات سرفصل قرارداد (موضوع، شماره، تاریخ، پیمانكار، ناظر/مشاور، مدت و ...)
جزئیات اقلام (فعالیت‌های) قرارداد – برمبنای كالا/خدمت مورد نیاز
ثبت و مدیریت پروژه‌های مرتبط با قرارداد
تأمین اعتبار مورد نیاز قرارداد (در سطح پروژه‌های تعریف شده)
اطلاعات كسور قانونی قرارداد (بیمه، مالیات، سپرده حسن انجام كار و ...)
تعریف قوانین محاسبه جریمه (-دیركرد، انصراف)
ثبت آنالیز نرخ، آنالیز مواد اولیه، اطلاعات ماشین‌آلات، تجهیزات و قالب‌های امانی مرتبط با هر قلم قرارداد
ثبت ضمایم و مستندات قرارداد از طریق امكانات چندرسانه‌ای (multimedia)
مجهز به بانك اطلاعاتی پیمانكاران با امكان مدیریت و طبقه‌بندی پیمانكاران و سلب امكان ثبت قرارداد با پیمانكاران فاقد حد نصاب امتیاز
پوشش قراردادهای خرید و فروش و مدیریت مدل‌های ارتباط آنها (مدل واسطه‌ای یا واگذاری به پیمانكار دست دوم)
پشتیبانی عملیاتی از تمامی انواع قراردادها در سه طبقه "كمی (تعدادی-مقداری)"، "مرحله‌ای (پروژه ای-پیشرفت كار)" و "صورت‌حسابی"
تعدیل مفاد قرارداد از طریق ثبت الحاقیه در سطوح سرفصل و ریز فعالیت‌های قرارداد
ثبت برنامه كاری (مراحل اجرایی) قرارداد با ذكر تعهدات كارفرما و پیمانكار در مقاطع مختلف قرارداد با امكان زمانبندی و تعریف پیش‌نیازهای مرحله‌ای
ثبت صورت وضعیتها به صورت‌های:
كمیت
درصد پیشرفت
مبلغ صورتحساب
عملكرد منفی (تعدیل عملكردهای گذشته)
انصراف (عدم انجام تعهدات)
دریافت مكانیزه صورت وضعیت از طریق:
اسناد خرید كالا و برگشت از خرید سیستم انبار رایورز
فایل متنی
ورود اطلاعات مستقیم توسط پیمانكاران به صورت تحت web
صدور مكانیزه صورت حساب بر اساس صورت وضعیت(های) جدید و مقایسه آن با مفاد و مراحل و قوانین قرارداد شامل ثبت:
ناخالص‌ها
كسورهای قانونی
استهلاك پیش‌پرداخت‌ها
جریمه دیركرد
جریمه انصراف
اعمال كسور موردی به دلخواه با ذكر شرح، شماره نامه، ...
تسویه علی‌الحساب
بدهی قبلی
محاسبه خالص قابل پرداخت
امكان تنظیم سطح اعمال كسور قانونی در سطوح سرفصل یا اقلام قرارداد و یا به صورت شناور با توجه به نوع كار انجام شده و نیز به تفكیك هر قرارداد
امكان تعیین ضریب شیب كسر استهلاك پیش‌پرداخت
امكان تبدیل به حال شدن پیش‌پرداخت‌های پرداخت شده به صورت موردی (استهلاك زودرس پیش‌پرداخت)
تعریف قوانین صدور سند مالی (شابلون) به تفكیك هر فعالیت هر قرارداد
ایجاد و صدور مكانیزه سند مالی تعهدی صورت حساب بر اساس شابلون تعریف شده به سیستم حسابداری مالی
صدور مكانیزه سند مالی سود مؤسسه واسطه برای ارائه به كارفرمای اصلی
تسهیلات برای دریافت هزینه‌های جانبی قرارداد (كسوری كه از منشأ دیگر سیستم‌های سازمانی در سیستم حسابداری مالی ثبت شده‌اند) با تعریف قوانین دریافت در شابلون‌های مربوطه
تسهیلات برای دریافت مراحل و عملكردهای انجام شده قبلی از سیستم حسابداری مالی برای تكمیل اطلاعات قراردادهایی كه از ابتدای راه اندازی سیستم ثبت نشده‌اند
ارسال دستور دریافت و پرداخت قرارداد به سیستم مدیریت منابع و وجوه نقد رایورز
توقف اجرای قرارداد با توجه به عدم انجام عملی دریافت/پرداخت ارسالی به سیستم مدیریت منابع و وجوه نقد
دریافت اسناد انبار مرتبط با قرارداد به عنوان عملكرد قرارداد و قیمت دار كردن آنها بر اساس مفاد قرارداد
تأمین اعتبار و اجرای قرارداد با كنترل سیستم اعتبارات به صورت متمركز
صدور مكانیزه اسناد مالی و وجوه نقد بر اساس پروتكل سیستم اعتبارات
تسویه موردی كسور قابل برگشت (مانند سپرده حق بیمه یا سپرده حسن انجام كار)
صدور مكانیزه صورت حساب نهایی و تسویه قرارداد بر اساس صورت وضعیت قطعی
انتقال بدهكاری قرارداد به قرارداد دیگر – با انجام ثبت‌های لازم در اسناد حسابداری
مشخص بودن وضعیت كاری قرارداد در هر لحظه توسط اقلام اطلاعاتی مانند مانده عملكرد، مانده پیش‌پرداخت، مانده علی‌الحساب، آخرین نرخ قلم قرارداد، مراحل انجام شده، درصد پیشرفت هر مرحله، میزان پرداخت و دریافت‌های انجام شده، برنامه كاری آینده و ...
برگردان كلیه اعمال انجام شده بر قرارداد- از انتها به ترتیب معكوس (پیمایش معكوس)
امكان تأیید و اعتبار دهی به اطلاعات توسط مقام مسئول و سلب امكان تغییر اطلاعات تأیید شده
تعیین سطح دسترسی كاربران به عملكردهای سیستم
دسته‌بندی قراردادها در سرفصل‌های مختلف و قابل تعریف توسط سازمان
امكان فسخ، غیر فعال یا فعال كردن قلم قرارداد/قرارداد در هر زمان لازم
امكان تعریف مركز پروژه برای هزینه‌یابی مراحل، عملكردها و صورت وضعیتها
تسهیلات برای ایجاد خودكار برنامه كاری (مراحل اجرایی) قراردادها از طریق تعریف الگوهای برنامه‌ریزی
امكان تهیه گزارش‌های جامع و متنوع از كلیه اطلاعات سیستم توسط ابزار گزارش ساز پویا در قالب گزارش‌های استاندارد ثابت و گزارش‌های قابل ساخت توسط كاربر
اعمال الزامات حسابداری قراردادها برای حصول به قیمت تمام شده كالا/خدمات در سطح قرارداد/پروژه
پشتیبانی از قراردادهای ارزی
پشتیبانی فهرست بها
نگهداری اطلاعات دوره‌های مختلف
امكان ساخت اطلاعات دوره‌های جدید بر پایه اطلاعات قبلی و نیز امكان دریافت متنی از فایل
محاسبه تعدیلات با توجه به نوع كار
اعمال ضرایب با توجه به نوع كار
قابلیت‌های عمده سیستم قراردادها
امکان تعريف انواع قراداد به صورت ساختاردرختي و تعيين دسترسي ها و پارامترهاي مرتبط با نوع قرارداد عادي و غيره
ثبت قرارداد بصورت گردشي از مرحله پيش نويس تا پايان مراحل قرارداد
امکان ثبت قرارداد و جزئيات اقلام قرارداد
پوشش انواع قراردادهاي فروش ، پيمانکاري و پيمانسپاري و …
امکان تعريف انواع الحاقيه قرارداد
ثبت اطلاعات فازهاي اجراي قرارداد
ارتباط قرارداد با ضمانت نامه ها
ارتباط قرارداد با سپرده ها
ارائه انواع هشدارهاي سيستمي مربوط به پايان قراردادها ، الحاقيه ها و صورت وضعيت ها
برنامه ريزي اجراي قرارداد(تضمين ها ، پرداخت پيش پرداخت ، تاريخ هاي تحويل)
دريافت اطلاعات بصورت مکانيزه از طريق فايل متني
تامين اعتبار و کنترل اجراي قرارداد از منظر اعتبار
امکان پيگيري هاي مالي و کنترل مدت زمان قرارداد
صدور دريافت/پرداخت وجوه به خزانه داري
مزایا و برتری‌ها
به جریان اندازنده فرآیند اصلی سازمانهای تأمین كننده به صورت كاملاً مكانیزه در حوزه‌های مختلف سازمان
ارائه قیمت تمام شده كالا/خدمات در تعامل با سیستم‌های مرتبط
پشتیبانی دو مدل خرید و فروش و واسطه‌ای
كاملاً هماهنگ و در تعامل با ماژول‌های حوزه مالی
پشتیبانی از فهرست بها
پشتیبانی از قراردادهای ارزی
پشتیبانی از نظام ذی حسابی سازمانها و نهادهای دولتی
تعریف انواع قرارداد به صورت ساختار درختی به همراه پارامترهای مرتبط با هر نوع قرارداد
تعریف نحوه قرارداد مانند ترک تشریفات، مناقصه، قرارداد عادی
تعریف هزینه های مربوط به اجرای قرارداد
ثبت زمان تحویل اقلام قرارداد و زمانبندی مراحل پرداخت قرارداد
امکان برگشت یک قرارداد به مرحله ورود اطلاعات و ذکر علت برگشت
یکپارچگی با سیستم های بازرگانی، خزانه داری، انبار و حسابداری
تعیین نحوه پرداخت و تاریخ تسویه
نمایش صورت حساب های پرداخت شده در قراردادها
همچنین:
ثبت مالیات بر ارزش افزوده برای هر قرارداد
ثبت مراحل پرداخت در هر قرارداد
ثبت ضمانت نامه ها، پیش پرداخت و پیش دریافت
تفکیک و ثبت اطلاعات عملیات قراردادها
برای هر قرارداد تعیین ضرایب کسور به صورت درصد
مکانیزه کردن گردش کاری مراحل عقد و پیگیری قرارداد
تسهیم صورت وضعیت ها به مراکز مختلف هزینه
ثبت الحاقیه و تعیین انواع عوامل پرداخت
تعیین پارامتر سرفصل حسابداری جهت صدور اتوماتیک سند
ثبت فیلدهای تاریخ تخمینی انجام، تاریخ واقعی انجام، مبلغ، کسورات، درصد و شرح
ارتباط با سیستم خزانه داری جهت پرداخت های مستقیم
امکان اخذ و تهیه گزارشات مختلف و تهیه قالب‌های چاپی برای انواع نامه‌های بانک وصورت وضعیت قرارداد
Latest Features
قراردادها به تفکیک پیمانکار، شماره قرارداد، مبلغ و عنوان پروژه
صورتحساب‌های پرداخت شده به تفکیک پیمانکار، پروژه و قرارداد
قراردادهای متنوع هر پیمانکار
صورت وضعیت‌های تأیید شده/نشده به تفکیک پیمانکار، پروژه و قرارداد
هزینه‌های پرداخت شده پروژه‌ها
کلیه کسورات اعم از قانونی (بیمه، مالیات، حسن انجام کار) و استهلاک پیش پرداخت‌ها و علی‌الحساب‌ها به تفکیک قرارداد، پیمانکار و پروژه
اسناد تضمین هر قرارداد
تاریخ انقضاء اسناد تضامین قراردادها به تفکیک قرارداد، پیمانکار و پروژه
مانده کمیت/مبلغ هر قرارداد
اقلام فهرست بها
کسورات هر صورت وضعیت به تفکیک قرارداد، پیمانکار و پروژه
مبالغ تامین اعتبار، مانده اعتبار سیستم اعتبارات به تفکیک قرارداد، پروژه و پیمانکار
مانده پیش‌پرداخت قابل تسویه به تفکیک هر قرارداد
اقلام قرارداد به تفکیک شماره قرارداد، پیمانکار و پروژه
تضامین دریافت شده و پیش‌پرداخت‌های پرداخت شده به تفکیک اقلام هر قرارداد
جمع مبالغ پرداخت شده به تفکیک بابت‌های قرارداد اعم از کارکرد، تعدیل، نظارت عالیه و... به تفکیک هر قرارداد یا پیمانکار
و ...
گزارش‌ها
حسابداری مالی و کنترل بودجه: صدور/عودت خودكار سند مالی تعهدی بر اساس صورت وضعیت صادر شده
مدیریت وجوه نقد (خزانه داری): ارسال اطلاعات ریالی مراحل انجام شده قرارداد و تبدیل مكانیزه آنها به اسناد دریافت یا پرداخت؛ امكان رؤیت وضعیت جاری اسناد دریافت/پرداخت مربوطه از طریق قراردادها به صورت بهنگام
اعتبارات: ارسال درخواست تعهد بر مبنای پروژه‌های قرارداد؛ صدور صورت وضعیتها و كلیه عملیات دریافت پرداخت بر اساس بودجه اختصاص داده شده
خرید داخلی (تدارکات): دریافت اطلاعات سفارشاتی كه منجر به قرارداد شده است.
انبار (کنترل موجودی و حسابداری انبار): دریافت اطلاعات اسناد خرید، برگشت از خرید، حواله، برگشت به انبار به عنوان عملكرد قرارداد؛ قیمت دار كردن اسناد دریافتی از انبار با توجه به نرخ‌های تعریف شده در قرارداد
ارتباط با سایر سیستم‌ها
چرخه کاری و گردش عملیات چرخه كاری اجرای فرآیند یك قرارداد خرید به شرح زیر است؛
ثبت اطلاعات مفاد قرارداد (سرفصل، فعالیت‌ها، كسور قانونی)
تعریف برنامه كاری (مراحل اجرایی) قرارداد
اجرای مراحل دریافت/پرداخت (دریافت تضمین‌ها یا پرداخت پیش پرداخت/علی‌الحساب پیش بینی شده) و ارسال دستور دریافت/پرداخت مربوطه به سیستم مدیریت وجوه نقد
دریافت و ثبت صورت وضعیت پیمانكار و تأیید آن توسط مراجع سازمان (ناظر، مشاور، كارفرما)
صدور مكانیزه صورت حساب بر مبنای صورت وضعیت تأیید شده وفق مفاد و مراحل قرارداد و كسور مترتب
ارسال سند مالی و سند نقدینگی صورت حساب صادر شده به سیستم‌های حسابداری مالی و مدیریت وجوه نقد
اعمال تعدیل‌های احتمالی در مفاد قرارداد از طریق ثبت الحاقیه‌ها
انجام فعالیت‌های تسویه حساب مقطعی و قطعی و بستن قرارداد
انعطاف‌پذیری بسیار بالا در اجرای انواع قراردادها و ارتباط با ماژول‌های یكپارچه دیگر سیستم‌های رایورز
بدیهی است برای یك قرارداد فروش جای پرداخت و دریافت معاوضه خواهد شد.