کارگزینی

کارگزینی چیست؟

مدیریت منابع انسانی یک از بزرگ‌ترین دغدغه‌های مدیران ارشد سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌باشد.

به مجموعه افرادی که در یک سازمان مشغول به فعالیت می‌باشند منابع انسانی می‌گویند. صرف‌نظر از مفاهیم، شیوه‌ها و رویکردهای مدیریت منابع انسانی، عملیات مرتبط با کارگزینی و محاسبات سیستم حقوق و دستمزد در هر سازمان از اهمیت بالایی برخوردار می‌باشد.

می‌توان مجموعه عملیات مربوط به استخدام، ارتقاء شغلی و تعیین میزان دستمزد کارمندان را به عنوان تعریفی مختصر از کارگزینی دانست. می‌توان گفت مدیریت اطلاعات کارکنان شامل جمع آوری، نگهداری، به روز رسانی و استفاده از مجموعه ای منظم از اطلاعات مربوط به پرسنل ، نیز از  جمله مسئولیت های مهم کارگزینی در هر سازمانی است.

واحد کارگزینی در هر سازمان آئین‌نامه‌ها و دستورالعمل‌های استخدامی مرتبط با پرسنل را با رعایت و در نظر گرفتن قوانین کار، تهیه و تنظیم می‌کنند. از طرفی مدیریت جمع‌آوری اطلاعات پرسنل، انتقال قوانین مرتبط با کار مرخصی، شرح وظایف شغلی و انتقال پرسنل به بخش‌های مختلف سازمان از مهم‌ترین وظایف واحد کارگزینی می‌باشد.

پس از طی شدن پروسه استخدام نیروی انسانی که اولین مرحله از مراحل فعالیت واحد منابع انسانی می‌باشد، مسئول کارگزینی اطلاعات پرسنلی را از پرسنل اخذ و همچنین توافقات انجام شده در ارتباط با دستمزد را به صورت بایگانی اطلاعات پرسنلی و ثبت در کامپیوتر انجام خواهد داد.

 طبق مقررات پس از تعیین دستمزد نیروی انسانی در ازای کارکرد ماهانه پرسنل، دستمزد و مزایا در پایان ماه بر اساس قوانین محاسبه و توسط واحد مالی پرداخت می‌شود.

شرح وظایف مسئول کارگزینی:

• ایجاد و تکمیل پرونده های پرسنلی
• اعمال مرخصی ها (استحقاقی، استعلاجی ، زایمان )
• ثبت مرخصی هادر سیستم حضور و غیاب
• کنترل و بررسی تردد افراد در سامانه حضور و غیاب
• انجام مکاتبات پرسنلی و استخدامی
• اعمال و اجرای قوانین اداری و استخدامی
• مطالعات لازم در مورد بخشنامه ها، دستورالعملها، طرح طبقه بندی مشاغل، قوانین رسیدگی به تخلفات کارکنان
• تنظیم احکام کارگزینی مربوط به حضور و غیاب کارکنان
• امور مربوط به آموزش کارکنان
• هماهنگی لازم با کارکنان برای برگزاری جلسات عمومی
• تهیه و تکمیل فرم های تسویه حساب کارکنانی که با شرکت به هر دلیلی قطه همکاری نوده اند.
• پیگیری و اجرای طرح های انگیزشی و رفاهی مرتبط با کارکنان
• پیگیری صدور کارت پرسنلی و ثبت نام کارکنان جدید الاستخدام در دستگاه حضور و غیاب
• ابلاغ کلیه اطلاعیه ها و دستوالملهای مرتبط با کارکنان
• نظارت مستمر بر اجرای بخشنامه ها
• پیگیری جهت صدور انواع بیمه نامه های مورد نیاز شرکت
• دقت و مراقبت از نگهداری از اسناد پرسنل

مهارت های لازم برای شغل

هر فردی که قرار است در آینده شغلی خود وارد این حرفه شود باید در این دارای مهارت های زیر باشد:

1. درک مکاتبات: فهم جملات و هم چنین نوشته های موجود در گزارشات ارسالی در مورد انجام کار
2. گوش دادن به صورت فعالانه: توجه به آن چه که کارمندان می گویند، زمان گذاشتن برای درک این سخنان، نکات مطرح شده در این مورد، پرسیدن سوالات هوشمندانه و قطع نکردن سخن دیگران در زمان نامناسب
3. مهارت سخنوری: مهارت داشتن در این زمینه منجر به انتقال اطلاعات مفید به سایر کارکنان می گردد.
4. مدیریت کردن زمان: مهارت داشتن در مدیریت زمان برای خود و سایرین
5. مهارت در نوشتن: مهارت در این زمینه منجر می گردد که نیاز های افراد به درستی به مافوق انتقال یابد
6. نظارت و سنجش اطلاعات: بررسی و سنجش کارایی شخصی، دیگران و هم چنین سایر سازمان ها برای پیشرفت در زمینه فعالیت های اصلاحی

عوامل موثر در کارایی مدیریت کارگزینی

• نظام ارزشی سازمان: در سازمان چه نوع اعتقاد و رفتار و اعمالی ارزش مثبت و یا منفی دارند و کارکنان در ازای آنها پاداش های معنوی و مادی و یا تذکر، اخطار و تنبیه دریافت می کنند.

• نظامهای اصلی سازمان: چگونگی نظام جذب و نگهداری نیروی انسانی، نظام مالی و حسابداری، نظام تولید، تدارکات و پشتیبانی و نیز نظام تحقیق و توسعه و. . .

• نحوه ارزیابی و کارایی و عملکرد سازمان: چگونگی نقش کارکنان در به ثمر رساندن هدف های موسسه و سلامت و بقاء آن ارزیابی شود.
• جبران خدمت و پاداش: چگونگی رعایت عدالت و تسلط و پاسخگویی به مشارکت و زحمات کارکنان سازمان.

• آموزش بهسازی کارکنان: سازمان به منظور توسعه تکامل دانش و فن آوری پرسنل خود با چه امکانات و بینش و شرایط محیطی را در برنامه های خود دارد.

دانش های مورد نیاز برای ورود به شغل

از جمله اطلاعات و دانش هایی که برای کسب شغل کارشناس کارگزینی مورد نیاز است شامل:

• علم مدیریت منابع انسانی: دانش اصول و رویه های جذب کارکنان، گزینش، کارآموزی، حقوق و مزایا، مذاکره، روابط نیروی کار و سیستم های اطلاعات کارکنان می شود.
• علم کامپیوتر و الکترونیک: این علم شامل آگاهی و دانش در ارتباط با تخته مدارها، پردازشگرها، تراشه ها و هم چنین وسایل الکترونیکی، سخت افزارها و نرم افزارها، برنامه نویسی و برنامه های کاربردی است
• امور دفتری: شامل دانش رویه ها و سیستم های اداری و مدیریتی مانند کار با نرم افزارهای واژه پردازی ، کار با پرونده ها و سوابق، تندنویسی و نسخه برداری، طراحی فرمها و آشنایی با ادبیات اداری.
• زبان فارسی: شناخت ساختار و محتوای فارسی هم چنین معانی و املای درست واژگان و قواعد ترکیب و دستور زبان

• نظارت و هم چنین مدیریت: این علم نیز شامل مهارت در کسب و کار و مدیریت اصول مربوط به برنامه ریزی راهبردی، اختصاص دادن منابع، مدلسازی منابع انسانی، فنون رهبری، روش های تولید و هم چنین هماهنگ سازی افراد با دیگر منابع

توانمندی ها

• درک شفاهی: توانایی شنیدن و فهم اطلاعات و نظرات گوینده از خلال واژه ها و جملات
• بیان نوشتاری: توانایی انتقال اطلاعات و ایده ها در نوشته ها به گونه ای که دیگران بتوانند آن را بفهمند.
• بیان شفاهی: توانایی انتقال اطلاعات و نظرات در گفتگوها به گونه ای که دیگران بتوانند آنها را درک کنند.
• درک نوشتاری: توانایی خواندن و درک اطلاعات و نظرات مکتوب.
• دید نزدیک: توانایی دیدن جزئیات از نزدیک
• تشخیص گفتار: توانایی تشخیص و درک گفتار دیگران

فعالیتهای حرفه

• آشنایی با کامپیوتر: استفاده از کامپیوترها و سیستمهای کامپیوتری (شامل سخت افزارها و نرم افزارها) برای اجرای برنامه ها، نوشتن نرم افزارها، ورود داده ها، نصب کاربری ها
• کسب اطلاعات: مشاهده، دریافت یا هر روش دیگر کسب اطلاعات از تمام منابع اطلاعاتی مناسب
• انجام فعالیت های اداری: انجام وظایف اداری روزانه مانند حفظ فایل های اطلاعاتی و پردازش مدارک کاری
• ایجاد ارتباط با سرپرست و دیگر پرسنل: تأمین اطلاعات برای سرپرستان و پرسنل از طریق تلفن، گزارش ها و فرم های نوشتاری، پست الکترونیکی یا ارتباط فردی
• ایجاد وحفظ ارتباطات بین پرسنلی: توسعه و گسترش ارتباطات کاری سازنده با دیگران و حفظ این ارتباطات در طی زمان
• پردازش و فراوری اطلاعات: گردآوری، کدگذاری، طبقه بندی کردن، جدول بندی، بازبینی و تایید اعتبار اطلاعات و داده ها

سبک کار

• توجه به جزئیات: شغل نیازمند داشتن دقت درباره جزئیات و انجام وظایف کاری است.
• قابل اعتماد بودن: شغل نیازمند اعتماد، مسئولیت پذیری و عمل به تعهدات است
• صداقت و درستکاری: شغل نیازمند درستکاری و توجه به مسائل اخلاقی است.
• استقلال: شغل نیازمند ابداع روش های فردی انجام کارها، هدایت خود توام با نظارت اندک یا صفر و وابستگی به خود برای انجام کارهاست.
• همکاری: شغل نیازمند داشتن روحیه خوش با دیگران و به تصویر کشیدن نگرش همکاری و پاک طینتی است.

دغدغه خاطر برای دیگران: شغل نیازمند توجه به نیازها و احساسات دیگران، فهمیده بودن و داشتن روحیه کمک است.